Décoration pour vos galas de bienfaisance

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Un évènement pour la bonne cause... Certaines entreprises peuvent opter pour une soirée de bienfaisance et associer leur nom à une cause qui leur tient à cœur. De même pour les fondations et les associations qui peuvent organiser un gala de bienfaisance dont le bénéfice sera versé à une œuvre caritative.

Afin que cet évènement soit une réussite, une planification minutieuse est requise pour coordonner les différents volets. Et pour créer un impact fort et capter l’attention des convives lors de votre soirée, vous avez tout intérêt à apporter un soin particulier à la décoration. C’est pourquoi il est important de faire appel à une agence spécialisée dans la décoration événementielle pour organiser votre soirée de bienfaisance.

Pourquoi organiser une soirée de bienfaisance ?

Une soirée de bienfaisance est un évènement particulier au cours duquel l’organisateur propose généralement un spectacle et un cocktail payants dont les bénéfices sont destinés à soutenir une cause. Les fonds récoltés au cours de cet évènement vont servir à couvrir les frais de fonctionnement d’une œuvre caritative ou d’une opération de bienfaisance, ou vont être reversés dans les comptes des associations caritatives.

Pour une association, il s’agit d’un moyen qui permet de réunir les sponsors et les donateurs, ainsi que de récolter des fonds tout en leur offrant des festivités dans une ambiance conviviale. Pour une entreprise, l’organisation d’un tel événement permet d’étendre ses réseaux professionnels et de montrer son engagement sur ses valeurs. Ce qui ne pourra être que bénéfique pour son image.

Les éléments importants pour organiser une soirée de bienfaisance

Une soirée de bienfaisance est un évènement pas tout à fait comme les autres. En effet, il s’agit d’une soirée qui doit être parfaitement planifiée afin de susciter l’intérêt et marquer les esprits des convives. En ce qui concerne la préparation d’un tel évènement, une bonne organisation est donc nécessaire pour que tout soit parfait. Voici les éléments importants à retenir pour l’organisation d’une soirée de bienfaisance.

Le budget

La première étape consiste à déterminer le budget à consacrer à l’organisation de votre soirée. Définir un budget est indispensable afin de préparer au mieux votre évènement. Dans certains cas, il est déjà fixé à l’avance et l’organisation de l’évènement se fera en fonction de celui-ci. Mais il se peut également que l’on ait « carte blanche » pour planifier l’évènement et voir ensuite le budget nécessaire pour réaliser le projet.

Pour bien planifier votre budget, vous devez intégrer quasiment tous les éléments nécessaires à la réalisation de votre projet : choix du site, restauration, sonorisation, décoration, etc. Lorsque tous les frais relatifs à chaque volet seront inscrits sur votre planning, vous aurez une idée de votre budget final.

Le concept

Pour que votre soirée de bienfaisance fasse un maximum d’effet, il vous sera nécessaire de trouver un bon concept afin de captiver les invités. Pour ce genre d’évènement, on opte le plus souvent pour un spectacle ainsi qu’un dîner assis ou bien un cocktail dînatoire. Les soirées dansantes animées par des chanteurs connus ou bien un orchestre de renom sont également fréquentes.

Afin d’apporter un effet d’éclat et dynamique à votre évènement, n’hésitez pas à intégrer dans votre programme des animations originales qui viendront ponctuer la soirée. Et concernant ce point, plusieurs possibilités s’offrent à vous : spectacle surprise, démonstration de danse, projection de vidéo, magie close-up, etc.

Lors d’une soirée de bienfaisance, il est assez commun qu’un code vestimentaire soit imposé. Si vous avez décidé d’imposer un dress code, il sera choisi selon que votre soirée soit plus ou moins formelle. Pour une soirée qui a un caractère plus solennel, il convient par exemple d’opter pour des tenues de gala. A titre de rappel, les cartons d’invitation doivent toujours comporter une mention dans le cas où un dress code est imposé.

Le lieu

Le choix du lieu a toute son importance lorsqu’il s’agit d’organiser un évènement, et une soirée de bienfaisance ne déroge pas à cette règle. Lors de l’organisation de votre soirée de bienfaisance, le lieu choisi doit bien sûr correspondre à la nature de l’événement et à votre budget. Mais encore, il doit être en phase avec l’image que vous souhaitez associer à votre organisation dans l’esprit de vos convives. Pour faire simple, c’est en quelque sorte le visage de votre évènement.

On ne vous apprend rien en vous disant que le site pour votre gala de bienfaisance ne doit pas être choisi au hasard. Un lieu adéquat est en effet important pour la réussite de votre évènement dans la mesure où l’endroit choisi reflète l’image désirée.

Pour vous aider dans vos recherches, sachez qu’il existe des sites spécialisés qui peuvent vous éclairer et vous donner quelques pistes. Pour être sûr de trouver le lieu idéal pour votre soirée de bienfaisance, rien ne vaut les conseils d’une agence événementielle.

La restauration

Si vous avez choisi un spectacle pour votre soirée de bienfaisance, le plus classique est d’opter soit pour un dîner assis, soit pour un cocktail dînatoire. Dans le cas d’un dîner dansant, on propose généralement aux invités un buffet. Un souper gastronomique est également une autre alternative que vous pouvez envisager pour ce genre d’événement. Si votre budget le permet, vous pouvez éventuellement offrir un cocktail de bienvenue pour accueillir de la meilleure manière vos convives.

De ce fait, le choix du traiteur ou du restaurateur se révèle être d’une grande importance pour donner satisfaction aux invités. Le menu doit être judicieusement choisi. Il doit sublimer votre événement et doit être à la hauteur des attentes de vos convives.

Ainsi pour une soirée de gala de bienfaisance prestigieuse, il convient de choisir un menu raffiné qui rimera avec goût et délicatesse pour les papilles des convives. Miser sur une cuisine de qualité pour votre soirée de bienfaisance permettra de faire vivre une belle expérience culinaire et laissera un souvenir à vos invités.

La décoration

Selon le style que vous souhaitez pour votre événement de bienfaisance, la décoration est un élément important que vous ne devez pas négliger. Elle permettra non seulement d’agrémenter les lieux, mais c’est aussi la garantie d’une atmosphère conviviale et plaisante aux yeux des convives.

Ainsi, pour une soirée « de prestige » , le décor doit être à la hauteur du standing que vous souhaitez apporter à votre évènement. Autrement dit, la décoration doit être conçue pour s’accorder avec le lieu.

Pour ce genre d’événement, la décoration est souvent réalisée de manière à créer une ambiance chaleureuse. Et pour y parvenir, il est important de bien choisir des éléments de décoration adaptés, en particulier en ce qui concerne l’éclairage. En effet, l’éclairage joue un rôle important que ce soit pour sublimer le lieu, que pour offrir aux invités une bonne ambiance.

La communication

Une fois la phase de préparation achevée, il ne vous reste plus qu’à faire connaître votre évènement. Pour ce faire, vous pouvez consacrer une page sur le site web de votre entreprise ou association pour faire la promotion de votre soirée de bienfaisance. Veillez à mettre à la disposition des internautes intéressés toutes les informations y afférant (descriptif, contact organisateur, lieu de l’événement…) et donner la possibilité aux participants de récupérer leurs billets.

Pour promouvoir votre évènement, vous pouvez également envoyer des invitations par e-mail, et un autre moyen de communication efficace consiste à vous servir des réseaux sociaux pour assurer la promotion de votre soirée de bienfaisance. Tout dépend donc du budget dont vous disposez pour assurer une large communication sur votre évènement.

Pourquoi faire appel à une agence événementielle pour une soirée de bienfaisance ?

Ecoute

Pour l’organisation de votre évènement de bienfaisance, recourir aux services d’une agence spécialisée dans l’événementiel s’avérera bien utile. Ce professionnel privilégiera l’écoute pour bien comprendre vos souhaits et vous donnera de précieux conseils pour assurer la réussite de votre soirée de bienfaisance.

Rigueur

La rigueur est une qualité qui permet au décorateur évènementiel de mener à bien les projets qu’il prend en charge, notamment pour tout ce qui concerne l’organisation et la logistique.

Créativité

Un spécialiste de la décoration évènementielle apportera sa créativité pour proposer des idées originales dans l’organisation de votre événement de bienfaisance. Aussi, il dispose de compétences multiples qui lui permettent de créer un évènement fidèle à votre image tout en y apportant une valeur ajoutée.

Réactivité

En faisant appel à une agence événementielle, vous pouvez vous consacrer entièrement au rôle que vous devez jouer lors de votre soirée (discours, échanges…) sans vous préoccuper de tout autre souci d’organisation. Grâce à son expérience sur le terrain, une agence est à même de trouver rapidement des solutions aux problèmes éventuels qui pourraient survenir.


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